De Kerkenraad is blij en dankbaar dat gemeenteleden en andere betrokkenen zich voor de kerk en de Gemeente willen inzetten. Dat neemt niet weg dat het belangrijk is om zorgvuldig te zijn bij het aanstellen van vrijwilligers, met name waar dit het werken met minderjarigen betreft. Een zorgvuldig kennismakings- en aanstellingsbeleid betekent ook dat elke vrijwilliger die zich aanmeldt op dezelfde manier wordt behandeld, ook als dit onverhoopt ertoe leidt dat iemand geweigerd moet worden.

Als vrijwilliger in de Gemeente kan bij een doelgroep eenieder worden aangesteld die betrokken is bij de Gemeente en dit Beleidsplan Veilige Kerk onderschrijft en voldoet aan de volgende eisen.

• De te vragen of aan te stellen vrijwilliger, indien vereist voor de doelgroep, wordt vóór aanstelling ter goedkeuring voorgelegd aan de Kerkenraad;
• Na goedkeuring door de Kerkenraad voert de aan te stellen vrijwilliger, indien vereist voor de doelgroep, een kennismakingsgesprek met (een vertegenwoordiger van) de Kerkenraad;
• De aan te stellen vrijwilliger verklaart zich door aanvang te nemen met de vrijwilligerswerkzaamheden akkoord met de inhoud van de gedragscodes, de algemene omgangregels en het beleid Veilige Kerk (zie ook hiervoor pagina De Gedragscode en omgangsregels);
• De vrijwilliger heeft, indien vereist voor de doelgroep, een VOG aangevraagd en afgegeven (pagina VOG).

Indien aan één van de voorgaande voorwaarden niet wordt voldaan, kan de betreffende persoon niet als vrijwilliger worden aangesteld. Of een kennismakingsgesprek of aanvraag VOG vereist is voor de betreffende vrijwilliger volgt uit de doelgroepenlijst.

Voor de praktische gang van zaken voor de leiding en besturen van de clubs, verenigingen en andere samenkomstverbanden is een handreiking opgesteld.

Een belangrijk onderdeel van het beleidsplan is het kennismakingsgesprek Naast eventuele belemmeringen voor aanstelling wordt in het kennismakingsgesprek ook het volgende besproken:

1. de inhoud van de functie en de verwachtingen daarbij;
2. waarom de vrijwilliger deze taak wil doen en welke ervaring hij of zij al heeft;
3. wat de Gemeente van de vrijwilliger mag verwachten met betrekking tot het Beleid Veilige Kerk, waaronder de gedragscode en de algemene omgangsregels;
4. indien vereist, het aanvragen van de VOG bij een positief kennismakingsgesprek en de gevolgen van het niet aanvragen van de VOG of het niet kunnen afgeven van de VOG.

Elke vrijwilliger moet de gedragscode en de algemene omgangsregels van de Gemeente kennen en daar akkoord mee gaan. In het Kennismakingsgesprek wordt daarom de inhoud en bedoeling van de gedragscode voor de doelgroep besproken en vergewist men zich ervan dat de vrijwilliger de inhoud en de praktijk van het naleven van de gedragscode begrijpt.

Op basis van het kennismakingsgesprek wordt besloten of de vrijwilliger kan worden aangesteld bij de betreffende doelgroep. Als het kennismakingsgesprek of andere omstandigheden aanleiding geven om de vrijwilliger niet binnen de doelgroep aan te stellen, dan meldt de doelgroep dit bij scriba. In overleg met de scriba worden de vervolgstappen bepaald.